Verantwoording
Wij proberen op een zorgvuldige manier te werk te gaan. Dit betekent dat we op een goede en relevante wijze invulling geven aan de (deel)projecten. Minstens 5 keer per jaar is/zijn één of meerdere bestuursleden in Aljamdu e.o. om de gang van zaken bij de projecten te evalueren. Dit geeft ons de mogelijkheid om de lijnen erg kort te houden. Bovendien kunnen we kritisch en van dicht bij de ontwikkeling van de projecten volgen. Wij kennen de mensen ter plekke en slagen er in om "step-by-step" gezamenlijk de voortgang te volgen.
De Stichting Aljamdu probeert zoveel mogelijk op de volgende manier te werk te gaan, om een correcte besteding van de gelden te bewerkstelligen:
- We informeren meer dan één persoon over een project. We zorgen bijvoorbeeld dat niet alleen het schoolhoofd, maar ook het schoolbestuur, de ouders, de dorpsraad en de lokale vertegenwoordiger van het ministerie op de hoogte is.
- We laten een buitenstaander als persoon of als organisatie ter plaatse meekijken (supervisor) naar de vorderingen van het project en daarover rapporteren. Voor de projecten in Aljamdu is Fanta Saneh onze contactpersoon. Sheriff Jamanka volgt de projecten in Sittanunku.
- We maken van te voren duidelijke afspraken met de betrokken partijen: wie doet wat, wanneer en tegen welke kosten / bijdrage. Daarbij maken we afspraken over tussentijdse rapportage door betrokkenen.
- We informeren het ministerie van onderwijs over onze bemoeienis met de scholen.
- Wanneer er officieel geld overhandigd wordt, dan gebeurt dit in de vorm van een zelfgemaakte cheque, zodat iedereen kan zien welk bedrag geschonken wordt.
- We informeren onze donoren en sponsoren mimimaal halfjaarlijks over de besteding van de middelen.
De keuze van onze projecten:
De Stichting Aljamdu richt zijn activiteiten op de woongemeenschap Aljamdu e.o, op de noordoever van de Gambiarivier.
Een school of organisatie in Aljamdu e.o. die om hulp vraagt of die wordt voorgesteld om voor hulp in aanmerking te komen, wordt eerst door iemand van of namens de Stichting bezocht. Er wordt met alle betrokkenen gesproken. Indien deze gesprekken ertoe leiden dat er een serieuze mogelijkheid wordt gezien tot sponsoring, dan wordt de betrokken organisatie gevraagd een projectvoorstel te doen, waarin de volgende onderwerpen worden beschreven:
- Omschrijving van de aard van de school of organisatie.
* Doel van het project.
* Omschrijving van het project.
* Wat is de betekenis van dit project voor de school/organisatie?
* Wat is de betekenis van het project voor de lokale gemeenschap?
* Gedetailleerde kostenbegroting.
* Wat is de eigen bijdrage van de school/organisatie bij de uitvoering en/of instandhouding van het project?
* Planning van de werkzaamheden.
* Rapportage over de voortgang van het project aan de Stichting.
Wanneer het projectvoorstel is ingediend, bekijkt het bestuur van de Stichting of zij akkoord kan gaan met het voorstel. Zo ja, dan stelt de Stichting een overeenkomst op waarin de samenwerking met de school of organisatie wordt bevestigd en welke door alle betrokken partijen dient te worden ondertekend. Daarna stelt de Stichting de benodigde gelden ter beschikking, uit de bestaande middelen of na het organiseren van activiteiten om de benodigde middelen te verwerven.
Eigen bijdrage van de school of organisatie:
Om de betrokkenheid van iedereen die met een project te maken heeft te waarborgen vragen wij een eigen bijdrage. Deze kan in verschillende vormen plaatsvinden:
- Een geldelijke bijdrage, naar draagkracht van de school/organisatie.
* Een bijdrage in werkzaamheden.
* Een bijdrage in materialen.
Supervisors:
De Stichting Aljamdu heeft voor al haar projecten van enige omvang supervisors aangesteld die de projecten begeleiden. Fanta Saneh begeleidt de projecten in Aljamdu. Sheriff Jamanka houdt supervisie in Sittanunku. Hun taak omvat:
- Er op toezien dat de ter beschikking gestelde middelen op de afgesproken wijze worden besteed.
- Dat de voortgang van het project conform afspraken verloopt. Zonodig overlegt de supervisor namens de Stichting met betrokken partijen.
- Eén keer per maand en indien daar aanleiding toe is rapportage uitbrengen aan het bestuur van de Stichting.
Betreffende personen moeten betrouwbaar en bij voorkeur een vooraanstaand lid van de lokale/regionale gemeenschap te zijn, zodat die ook draagvlak heeft en invloed kan uitoefenen op de betrokkenen van de lokale bevolking bij de uitvoering van het project.